Préparer l’arrivée d’un nouvel employé est souvent une tâche qui revient à l’adjointe administrative et qui comporte beaucoup de petits détails à ne pas oublier. C’est une tâche que vous effectuez peut-être fréquemment ou rarement selon le taux de roulement des employés dans votre équipe ou votre entreprise. Mais bien préparer l’arrivée d’un nouvel employé est avantageux car cela permet à celui-ci de s’intégrer plus facilement dans l’équipe et de s’approprier ses tâches plus rapidement.
Afin de se faciliter cette tâche, l’idéal est de se concevoir une procédure ou un aide-mémoire des choses à faire avant, pendant et après l’arrivée d’un nouvel employé. Cela permettra d’uniformiser l’accueil et l’intégration des employés, vous pourrez également bonifier votre aide-mémoire au fur et à mesure ce qui vous permettra de ne rien oublier.
Voici une liste de 10 choses à faire pour bien préparer l’arrivée d’un nouvel employé, cette liste n’est pas limitative puisque chaque équipe ou entreprise à ses particularités, mais elle vous permettra de vous inspirer.
10 choses à prévoir pour accueillir un nouvel employé :
1. Espace de travail
- Emplacement
Occupera-t-il un emplacement laissé vacant par un autre employé ou devez-vous prévoir l’installation d’un nouveau bureau ? - Nettoyer le bureau
S’il s’agit d’un espace laissé vacant par un autre employé, il est plutôt sympathique de ne pas laisser le petit nouveau faire disparaître lui-même les tâches de café, la poussière et trier les papiers laissés sur le bureau. - Équiper le bureau de la papeterie de base (crayon, post-it, tablette de feuille, calendrier, clé USB, etc.)
Cela évitera à l’employé de chercher ces effets de papeterie qui sont très pratiques dans les premiers jours d’un emploi alors que l’on en a tant de notes à prendre, on vous sera reconnaissant d’y avoir pensé.
- High Speed USB 3.0 performance
- Transfer a full length movie in less than 30 seconds. Operating temperature is 32° – 95°F (0° – 35°C)
- Transfer to drive up to 15 times faster than standard USB 2.0 drives
- Sleek, durable metal casing
- Easy-to-use password protection for your private files
2. Matériel informatique
- Ordinateur
- Écran
- Clavier et souris
- Téléphone
3. Accès informatique
- Code d’accès pour l’ordinateur et les applications qui seront utilisées par l’employé
- Identifier les logiciels devant être installés sur l’ordinateur
- Accès au serveur de l’équipe
- Création d’une adresse courriel
Ne pas oublier ensuite de l’ajouter aux groupes courriels pertinents ! - Connecter les imprimantes qui seront utilisées sur l’ordinateur
4. Autres matériels spécifiques
Selon le poste occupé, ces éléments peuvent être à prévoir :
- Carte de crédit
- Cellulaire
- Voiture
- Carte d’affaires
5. Annoncer la nomination du nouvel employé
Cela permettra d’informer les autres employés du rôle du nouvel employé et vous évitera d’avoir à répéter la même information pour les démarches suivantes.
6. Mettre à jour les documents de référence
- Organigramme
- Liste téléphonique
Lire plus : Élaborer et concevoir un organigramme
7. Planifier l’intégration
- Planifier des réunions avec les employés clés dans les jours suivants l’arrivée du nouvel employé. Ce pourrait être avec les responsables de projets ou des collègues d’autres équipes qui collaboreront sur les mêmes dossiers. Ces rencontres peuvent permettre de faire connaissance et de présenter le fonctionnement, l’avancement et les procédures des projets.
- Rencontre avec les ressources humaines
La responsable des ressources humaines pourra présenter les conditions de travail, compéter avec l’employé les documents requis, etc. - Ajouter le nouvel employé aux réunions hebdomadaires, mensuelles ou de projets
Cela évitera qu’il soit oublié ou de se réorganiser à la dernière minute.
8. Préparer des documents pertinents à lire
- Rapport annuel
- Procédures
- Documents en lien avec les projets sur lequel l’employé travaillera
En plus de permettre au nouvel employé d’apprendre à connaître davantage ses nouvelles fonction et l’entreprise et permettra d’occuper l’employé en cas de temps morts, par exemple entre deux réunions.
9. Formation
L’employé aura à apprendre ses nouvelles tâches, prévoyez quels employés auront la charge de transmettre leurs connaissances et réserver avec eux des plages horaires à cet effet.
10. Accueil le jour de l’arrivée
- Faire visiter les lieux
- Présenter le nouvel employé aux autres employés
- Organiser un petit dîner d’accueil
Comment se déroule l’accueil des nouveaux employés dans votre entreprise ? Discutons-en !
Lien affilié vers Amazon afin que vous ayez facilement accès aux articles suggérés. Nous pourrions obtenir une légère commission si vous faites un achat après avoir cliqué sur ces liens, ceci sans frais additionnel pour vous.
