6 trucs pour optimiser son temps et améliorer sa productivité

Cet article a été originalement publié sur le blogue de ma première entreprise Création Marketing Web. Depuis, mon cheminement professionnel a évolué et mon contenu marketing est au service des personnes désireuses de développer une entreprise MLM. N’hésitez pas à parcourir le site de Coach Total Control pour découvrir d’autres articles marketing et du contenu pour améliorer votre énergie, santé et gestion de poids. Bonne lecture!

Être entrepreneur, c’est passionnant! C’est faire ce qui nous fait vibrer au quotidien, c’est réaliser ce dans quoi on brille le plus, c’est faire exactement ce que l’on aime. Être entrepreneur, c’est diversifié mais c’est aussi porter souvent plusieurs chapeaux dans son entreprise, ce qui fait que nous manquons souvent de temps.

Il est possible de gagner du temps, sans changer complètement notre manière de travailler ou en essayant une nouvelle méthode de gestion de temps ou un nouvel outil de planification. Déléguer est une belle option pour gagner du temps, mais il arrive parfois que ce ne soit pas toujours possible. Voici donc une liste de six actions à poser qui peuvent vous faire gagner un temps précieux chaque jours dans la réalisation de vos tâches quotidienne:

1. Créer des modèles

Les modèles nous font gagner un temps précieux même si ça peut sembler une perte de temps les faire, une fois qu’ils sont fait, ils permettent de réaliser des tâches beaucoup plus rapidement. Pour identifier les modèles que vous auriez besoin de créer, pensez aux tâches que vous faites régulièrement. Pour ces actions répétitives, créez un modèle de base et enregistrez le de manière à y avoir accès rapidement lorsque vient le moment de l’utiliser.

Voici quelques modèles qu’il est très utile de créer pour son entreprise :

  • Modèles de courriels : pour les réponses fréquentes des clients, réponse à une invitation, début d’une collaboration, suivis administratifs, etc.
  • Présentation PowerPoint : autant un modèle “vide” pour créer vos futures présentations avec votre branding que des modèles des présentations dont le contenu est similaire d’une fois à l’autre (ex: formation, conférence, présentation de vente)
  • Infolettre : la plupart des systèmes d’envoi d’infolettre permette la création d’un template, il est bien plus facile de réutiliser le même template que de partir à zéro à chaque fois.
  • Image graphique : autant par souci d’efficacité que pour garder une image de marque constante, il n’est pas nécessaire de ré-inventer des nouveaux designs à chaque nouveau visuel. On se créé un modèle avec les polices et bonnes couleurs qu’on personnalise ensuite selon le visuel requis.
  • Documents administratifs : soumission, facture, contrat, etc.

Même si vous créez un modèle, il est tout de même possible de demeurer flexible et de le personnaliser selon le besoin que vous avez au moment de l’utiliser. Il sera tout de même plus rapide de modifier un peu un document que de partir de rien!

2. Créer des procédures et les mettre en place

Beaucoup des tâches que nous effectuons sont répétitives, écrire une procédure permet d’identifier les étapes à faire et les modèles à créer.  Il est ensuite plus facile de mettre en place une automatisation.

J’aime bien utiliser Asana pour cela. Je crée un template de projet où j’indique chaque étape, par la suite à chaque fois que je dois faire cette tâche (par exemple débuter une collaboration client), je copie le projet et réalise toutes les tâches du projet.

3. Organiser son espace de travail virtuel

On ne le réalise pas toujours, mais on perd un temps fou à chercher nos fichiers. Souvent, on a débuté la création de nos dossiers et enregistré nos fichiers en fonction de ce que l’on avait au départ (pas grand choses!). Par la suite, des fichiers et des dossiers ont été ajoutés au fur et à mesure et c’est tranquillement devenu un peu pêle-mêle. Les fichiers qui ne sont pas utilisés régulièrement deviennent vite difficiles à trouver.

Pour éviter la perte de temps associée à la recherche des fichiers, on réorganise son serveur en rassemblant ces dossiers dans de grandes catégories. Ensuite, on porte une attention particulière au nommage des fichiers, ils devraient être suffisamment clairs afin de pouvoir les retrouver lors d’une recherche par mots clés sur le serveur.

4. Programmer ses publications sur les réseaux sociaux

Pour que son plan de médias sociaux soit efficace, il faut être constant dans les publications. Publier à chaque jour peut être fastidieux et occasionner une perte de temps, il est plus efficace de regrouper cette tâche et de créer en une seule fois ses messages, ses visuels et de les programmer.

Sur certains réseaux sociaux vous avez la possibilité de programmer à l’avance vos publications. Sinon un logiciel tel que Hootsuite peut être utilisé pour programmer à l’avance ses publications.

Lire plus : Plan de médias sociaux : pourquoi il vous en faut un et comment le réaliser 

5. Bâtir des outils

Ça peut sembler complexe et demander trop de temps pour en valoir la peine, pourtant ça peut être très rapide à faire et permettre ensuite de gagner beaucoup de temps.

Encore une fois, il faut penser aux tâches que l’on fait régulièrement et à ce qui nous irrite ou nous ralentit dans ces tâches. Ce peut être de faire les calculs, de trouver l’endroit où noter des informations spécifiques, de trouver des coordonnées ou informations, etc. Bref on pense à tout ce qu’on fait manuellement et qui nécessite plusieurs actions de notre part. Le but de l’outil sera de centraliser l’information et d’en limiter la manipulation.
Voici des exemples d’outils utiles à concevoir :

  • Calendrier de vacances d’employés
  • Horaire de travail
  • Coordonnées de clients
  • Grille de soumission
  • Grille d’analyse de candidatures
  • Tableau de bord statistiques

Lorsqu’il y a des calculs, des conditions ou de l’information à mettre en tableau, Excel est bien sûr mon favori! Mais selon le besoin, d’autres outils sont intéressants à utiliser par exemple Google Form ou Asana.  

6. Un répertoire efficace de services

C’est un détail mais si vous utilisez souvent des services externes, c’est bon d’avoir leurs coordonnées organisées et facilement accessibles. Les contacts peuvent soit être classés dans une application ou dans un fichier Excel.
Voici quelques exemples de services à conserver dans votre répertoire :

  • Restaurants, traiteurs, salles de réunion, hôtels
  • Réviseurs et traducteurs
  • Graphistes
  • Programmeurs web
  • etc.

Voici donc un ensemble de petites choses à mettre en place qui font gagner en efficacité et en productivité, en plus de rendre certaines tâches plus agréables!

Quels trucs vous permettent d’être plus efficace ? Laissez un commentaire ci-dessous et discutons-en!

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