Comment créer un modèle de facture et choisir un système efficace

Cet article a été originalement publié sur le blogue de ma première entreprise Création Marketing Web. Depuis, mon cheminement professionnel a évolué et mon contenu marketing est au service des personnes désireuses de développer une entreprise MLM. N’hésitez pas à parcourir le site de Coach Total Control pour découvrir d’autres articles marketing et du contenu pour améliorer votre énergie, santé et gestion de poids. Bonne lecture!

Gérer sa facturation n’est pas une tâche agréable mais c’est un processus nécessaire à la gestion de votre entreprise. On ne peut y échapper!

Si vous êtes comme moi, la facturation, tout comme la comptabilité, c’est la tâche que vous repoussez car il faut l’admettre ce n’est pas la plus agréable. Surtout que cela ne se limite pas à créer et envoyer les factures, il faut aussi en faire le suivi, s’assurer que les paiements sont reçus, faire le recouvrement lorsque nécessaire. Ouf! Mais comme beaucoup de tâches, il est possible de l’automatiser et la simplifier le plus possible.  

Créer modèle de facture

Préparer un modèle de facture efficace

Une facture claire et attrayante aura plus de chance d’être payée rapidement. La première chose à faire pour simplifier son processus de facturation est de créer un modèle de facture efficace.
Voici quelques détails qu’il est bon d’inclure sur la facture :

  1. Vos coordonnées : Votre facture ne sera peut-être pas traitée par votre client mais par son service de comptabilité. Si vos coordonnées ne sont pas facilement accessibles, cela pourrait retarder l’envoi de votre paiement. De plus, vous contacter devrait toujours être facile en cas de question sur les détails de la facture.
  2. Les détails du service : Le service facturé devrait toujours être clairement indiqué afin d’éviter les malentendus et quiproquos avec votre client. Les détails de la facture devraient être faciles à comprendre pour tous et suffisamment clairs pour pouvoir s’y référer après un certain nombre de temps.
  3. Termes de paiement : Les termes de paiement de la facture détaillant le délai pour  payer et les intérêts à payer en cas de non-paiement devrait être clairement indiqués afin d’éviter des argumentations inutiles. Cela vous facilitera la vie en cas de recouvrement.
  4. Modalités de paiement : Indiquez sur votre facture les modes de paiements acceptés et les instructions pour chaque mode de paiement. Si vous acceptez les paiements par chèque précisez à quel nom le chèque doit être libellé, pour les paiements par virement Interac, précisez l’adresse courriel ou cellulaire associés, etc.
  5. Numéro de facture : Pensez à numéroter vos factures, elles seront plus faciles à retrouver par la suite si vous devez vous y référer, lorsqu’un client vous appelle avec des questions par exemple.
  6. Remerciement : Une petite phrase de remerciement est une attention délicate qui vous démarque. C’est toujours sympathique d’en ajouter une!

Finalement, n’oubliez pas que la facture est le dernier contact qu’aura votre client avec votre entreprise, assurez-vous qu’elle soit bien soignée et que son design représente bien votre entreprise.

Choisir un logiciel de facturation ou utiliser Excel

Créer la facture est seulement une partie du processus de facturation, il faut ensuite l’envoyer, recevoir le paiement, faire le suivi des factures non-payées. Il est donc important d’avoir un outil qui nous permet de faire une gestion efficace de la facturation. Il est possible d’en faire le suivi manuellement dans Excel ou d’utiliser un logiciel de facturation. Il y a des avantages et des inconvénients à ces deux types d’outils :

Factures en excel

Avantages :

  • Aucun frais mensuels
  • Grande liberté de design du modèle
  • Permet d’adapter l’outil à ses besoins précis
  • Convient bien si vous travaillez seul

Inconvénients

  • Risque d’erreur dans les calculs si les formules du modèle ne sont pas bien programmées
  • Suivis manuels à faire

Logiciels

Avantages :

  • Envoi de la facture par le système
  • Incrémentation des numéros de facture automatique
  • Possibilité de paiement en ligne
  • Convient bien si vous déléguez votre facturation à une autre personne

Inconvénients :

  • Dépense mensuelle à prévoir
  • Limite dans le design de son modèle
  • Apprendre l’utilisation d’un nouveau système

Le choix d’un outil Excel ou d’un logiciel de facturation dépend donc de vos besoins. En général, si vous travaillez seul et que vos besoins sont simples, utiliser un outil Excel bien conçu vous permettra d’éviter une dépense récurrente.

Choisir un logiciel de facturation

Avec un nombre de plus en plus grand de logiciels de facturation et comptabilité, choisir le logiciel qui vous convient peut devenir un vrai défi. Afin de faire le bon choix, vous devez réfléchir à vos besoins réels et comprendre votre processus comptable.
Créez une liste de critères auxquels devra répondre le logiciel retenu et décider parmi ces critères lesquels sont les plus importants et lesquels vous seriez prêts à laisser tomber. Sélectionnez quelques logiciels et voyez s’ils répondent aux critères de votre liste. La plupart des logiciels offrent des périodes d’essai gratuit qui vous permettront de valider votre choix.
Voici quelques critères à considérer pour vous guider dans votre choix :

  • Prix : Quel budget pouvez-vous accorder à l’achat d’un tel logiciel ? Certains logiciels sont très abordables, tandis que d’autres offrant des fonctionnalités plus avancées peuvent être assez dispendieux. Certains logiciels offrent des services de base gratuitement et peuvent suffire à vos besoins s’ils sont simples.
  • Utilisation : Serez-vous la seule personne à l’utiliser ou avez-vous besoin d’un logiciel pouvant accommoder plusieurs utilisateurs? Avez-vous besoin d’un logiciel en ligne ou installé en local sur votre ordinateur ?
  • Fonctionnalités : Quelles fonctionnalités utiliserez-vous réellement? Assurez-vous de payer pour les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Par exemple, outil de paiement en ligne, rapport, suivi de feuille de temps, etc.
  • Convivialité : Quel est votre niveau d’aisance à utiliser et apprendre un nouveau logiciel? Celui que vous choisirez doit-il être simple et user friendly? Considérez votre expérience et votre capacité à le configurer et l’utiliser au quotidien.

Comment créer une facture efficace avec Excel

Vos besoins sont simples et vous ne jugez pas nécessaire de dépenser pour un logiciel de facturation ? Un système de facturation en Excel peut tout à fait convenir à vos besoins s’il est bien préparé.
L’avantage avec Excel, c’est que vous pouvez vous créer un modèle avec des fonctionnalités très simples à complexes, selon votre niveau d’aisance.

  1. Créez votre modèle en plaçant sur la grille tout les champs dont vous avez besoin. Informations sur votre entreprise, coordonnées du client, numéro de facture, date, services, coût, total, taxes, etc.
  2. Automatisez les champs avec des calculs. Créez une formule de somme pour le sous-total et le total et créez la formule permettant de calculer les taxes.
  3. Pour aller un peu plus loin, créez dans un deuxième onglet la liste de vos clients et de vos services. Vous pourrez ensuite ajouter des menus déroulants sur la facture afin de sélectionner les clients et services. Peuplez les champs correspondants avec une formule RECHERCHEV pour compléter les autres champs de la facture automatiquement, vous gagnerez du temps et limiterez les risques d’erreurs.
  4. Améliorez le design de votre modèle afin qu’il soit attrayant et représentatif de votre entreprise. Assurez-vous que le format de la page permet d’imprimer toutes les informations sur une seule page.
  5. Gardez-vous une grille des factures envoyées et du statut de chacune (en attente de paiement, payée, en retard, etc.).

À lire : Astuce Excel : Comment utiliser la fonction RECHERCHEV

Une fois automatisé, le processus de facturation peut être vraiment simple. Que ce soit un logiciel bien choisi pour vos besoins ou un modèle Excel bien préparé, il est possible de rendre cette tâche vraiment facile. N’oubliez pas de télécharger les modèles pour vous inspirer!

Comment gérez-vous votre facturation? Laissez un commentaire ci-dessous et discutons-en!  

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