Si je vous dis qu’avoir une cartographie de vos processus pour la réalisation des différentes tâches administratives ou de production de produits et services pour votre entreprise ça permet d’être plus efficace, vous me croyez? Et si je vous dis que d’avoir des procédures écrites, c’est encore mieux, que vous sauverez du temps et de l’argent ? Là vous vous dites peut-être que prendre le temps de le faire est en soi une perte de temps, donc d’argent.
En fait, il y a beaucoup d’avantages à cartographier et rédiger vos procédures. Une cartographie permet d’avoir une vue claire du processus, d’identifier les pertes de temps et les possibilités d’amélioration. Rédiger la procédure sous forme de texte permet d’assurer la pérennité de l’entreprise. En cas de départ ou d’absence d’un employé, la manière dont est réalisée la tâche est facilement accessible. De plus, cela évite lors de la transmission d’information, lors de la formation d’un nouvel employé par exemple, que les manières de faire soit transformées ou perdues.
Créer une cartographie : Le BPMN
Le Business Process Model and Notation (BPMN) est une manière de représenter graphiquement les étapes, les participants et les décisions logiques d’une tâche. Le BPMN peut servir à illustrer les processus de gestion, d’opération ou de support administratif. En créant une cartographie, on vise à améliorer l’efficacité opérationnel et la performance de l’entreprise.
Cela peut sembler s’adresser plus particulièrement aux chaînes de production, mais ce n’est pas le cas. Tout type d’opération peut être cartographiée en vue d’être améliorée. Voici des exemples de processus :
- Facturation
- Expédition
- Réception de commandes
- Marketing
- Production de contenu
- Ouverture de dossiers clients
- etc.
Il y a certainement plusieurs façons d’illustrer ses processus mais il est avantageux de le faire en BPMN car c’est un type de cartographie standard. Les analystes d’affaires sont familiers avec ces graphiques donc si vous avez à travailler avec des consultants sur l’amélioration de votre entreprise, ils seront en mesure de comprendre très rapidement vos processus. De plus, cela permet de comprendre l’ensemble du processus en un seul coup d’oeil.
Le BPMN est un langage standard, qui utilise toujours les mêmes formes :
Pour créer une cartographie, il y a plusieurs façons de le faire. Il est même possible d’utiliser PowerPoint par exemple. Cependant, il sera plus efficace d’utiliser un logiciel de conception graphique, j’utilise LucidChartou Visio, mais il en existe plusieurs. Avec LucidChart, les formes BPMN sont facilement accessibles et se connectent entre elles avec un clic de souris. De plus, il est possible d’apporter des spécificités à chaque tâche avec les menus déroulants et d’y ajouter les icônes représentatifs.
- Create professional diagrams easily with ready-made templates and shapes
- Get started quickly with a familiar Office-like experience
- Use your finger or pen to draw and annotate more naturally on a touch-enabled device
Améliorer ses processus
Le but, en cartographiant ses processus, est de les améliorer en vue d’être plus efficace. La cartographie permet de visualiser toutes les informations du processus : les tâches à réaliser, les délais, le transfert d’informations entre personnes et équipes. À partir de ce portrait clair, il est possible d’apporter des pistes de solutions
1. Identifier les pertes de temps
Afin de gagner en efficacité on commence par éliminer les pertes de temps, on regarde sur la cartographie où sont les temps d’attentes et délais non nécessaires.
Cibler :
- délai dans le processus lors d’un transfert vers un autre employé ou équipe
- temps d’attente pour approbation
- étapes non nécessaires
Corriger :
- Éliminer les étapes non nécessaires
- Augmenter le pouvoir décisionnel des employés
- Limiter les transferts vers d’autres employés/équipes
- Améliorer la manière dont le transfert vers d’autres employés/équipes se fait afin de gagner en rapidité
2. Identifier les modèles et outils à créer
La cartographie permet aussi de cibler les tâches qui sont répétitives et où il y aurait avantage à utiliser un outils ou un modèle pour effectuer la tâche plus rapidement.
Cibler :
- les tâches répétitives où il y a un extrant (ex : envoi d’un courriel, production d’un devis, facture, etc.)
- les tâches récurrentes de planification (ex : planifier un calendrier de contenu, un budget, événements, etc.)
- les tâches où les mêmes informations sont souvent demandées
Corriger :
- Créer des modèles de courriel, de facture, de devis, d’analyse de demandes, etc. Ils doivent être faciles à utiliser et accessibles.
- Créer des outils tel que des tableaux excel, des calendriers, des répertoires, etc.
- Créer des formulaires permettant aux clients, partenaires, fournisseurs de transmettre l’information de façon claire et constante.
- Trouver des outils déjà existants qui peuvent répondre à vos besoins
Lire plus : 6 trucs pour optimiser son temps et améliorer sa productivité
3. Identifier les possibilités d’automatisation
Des étapes manuelles peuvent devenir carrément des étapes automatiques, libérant ainsi un temps précieux pour faire autre chose. Cela demande cependant de faire appel à la technologie.
Cibler :
- les tâches répétitives qui s’effectuent toujours de la même façon et qui ciblent la même information
- les tâches qui utilisent toujours le même support (ex : courriels, logiciels)
Corriger :
- mettre en place un automatisme (ex : règles de classement dans les courriels, réponses automatiques, formule automatique dans un fichier excel, etc.)
4. Identifier les irritants
La cartographie permet de repérer facilement ce qui cause les irritants en suivant le cheminement des tâches.
Cibler :
- les étapes manquantes sur la cartographie
- les étapes superflues
- les modifications qui pourraient être apportées au processus
Corriger :
- ajouter ou retirer les étapes permettant d’éliminer la source de l’irritation
- avoir identifié les pertes de temps, les modèles/outils manquants et les possibilités d’automatisation permettra d’éliminer plusieurs irritants.
5. Identifier les tâches qui peuvent être déléguées
Un grand avantage à cartographier ses processus, à les améliorer et à créer des procédures claires est qu’il est beaucoup plus facile de les déléguer.
Cibler :
- les processus qui sont répétitifs
- les parties de processus qui peuvent être déléguées à une autre personne de façon efficace
- les processus pour lesquels il n’y a pas de valeur ajoutée à être effectués par vous
Corriger :
- déléguer ces tâches à un autre membre de l’équipe
- déléguer ces tâches à l’externe (ex : adjointe virtuelle, comptable, infographiste, etc.)
Si cela demande un peu de temps de cartographier ses processus, il est tout de même possible de le faire rapidement et facilement avec LucidChart et les gains de temps à long terme seront gagnants.
Est-ce que vous avez des processus clairs pour votre entreprise? Quels sont vos plus grands défis dans l’amélioration de vos processus? Laissez un commentaire ci-dessous et discutons-en!
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